Kurz gesagt
- Ab 2027 müssen inländische Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen im neuen Format ausstellen.
- Empfangen können müssen E-Rechnungen seit 2025 alle Unternehmen.
- Sanacorp schreibt ab 1. November 2026 zu jedem Lieferschein eine Rechnung, Phoenix stellt nur Dekadenrechnungen aus.
Die Pflicht zur E-Rechnung kommt schrittweise: Seit 2025 müssen alle Unternehmen sie empfangen können, ab 2027 müssen größere Unternehmen sie ausstellen. Der Steuerberater Martin Weidemann von der Treuhand Hannover rät Apotheken, sich darauf einzustellen.
Auch der pharmazeutische Großhandel stellt um. Sanacorp schreibt ab dem 1. November 2026 zu jedem Lieferschein eine Rechnung, weitere Abrechnungen folgen ebenfalls getrennt. Die Zahl der Rechnungen dürfte deshalb deutlich steigen.
Was sich mit der E-Rechnung ändert
Die E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Sie ersetzt die PDF-Rechnung per E-Mail, die Daten lassen sich automatisch weiterverarbeiten. Fachleute der Treuhand Hannover rechnen damit, dass Apotheken künftig mit mehreren Formaten umgehen müssen, weil neben dem Großhandel auch Hersteller, Rechenzentren, Labore, IT-Dienstleister und Energieversorger umstellen.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 2027 | Inländische Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen |
| 2028 | Gilt allgemein für inländische steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen |
Der Großhandel stellt um
Sammelrechnungen, die auf einzelne Lieferscheine verweisen, genügen im Großhandel nicht mehr. Nach Auskunft der Treuhand muss die Leistungsbeschreibung Pflichtbestandteil sein und in den strukturierten Daten stehen. Phoenix gilt wie Sanacorp als weit digitalisiert und stellt nur noch Dekadenrechnungen aus, Gutschriften und Einkaufsboni laufen über getrennte Rechnungen.
Was Apotheken jetzt prüfen sollten
Martin Weidemann ordnet die E-Rechnung eher als weiteren Schritt zur vollständig digitalen Verwaltung ein denn als neue Pflicht. Die technischen und organisatorischen Anforderungen sollten trotzdem früh geprüft werden. Wichtig ist zuerst, E-Rechnungen empfangen, archivieren und auswerten zu können. Ausdrucken oder als PDF ablegen genügt nicht. Seine vier Punkte:
- einen geeigneten digitalen Rechnungseingang einrichten
- die revisionssichere Archivierung sicherstellen
- interne Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozesse anpassen
- klären, ob Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement oder Buchhaltung die neuen Formate verarbeiten können
Viele Apotheken haben nach Weidemanns Einschätzung bereits digitale Abläufe, müssen sie aber um die Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten erweitern. Wer das konsequent digital umsetzt, kann den Aufwand senken und die Qualität der Buchhaltung verbessern.
Quellen
Wir haben die Meldung in eigenen Worten zusammengefasst. Die Originalberichte finden Sie hier:
Dieser Beitrag fasst Branchenmeldungen zusammen. Er enthält keine medizinischen Empfehlungen. Gesundheitliche Fragen klären Sie bitte in einer Apotheke oder Arztpraxis.
